Протоколы слушаний по указам и предписаниям центральных, губернских и провинциальных органов, промемориям местных учреждений, рапортам и доношениям должностных лиц, по прошениям различных частных лиц; сведения о сборе податей и повинностей, о количестве населения, привлечении жителей уезда к постройке и ремонту дорог, мостов, общественных зданий, лесозаготовкам, об отправке работных людей за пределы уезда, о проведении рекрутских наборов, о состоянии торговли и промыслов; дело о поимке участника пугачевского движения (д.5).

Воеводские канцелярии, созданные в период реформ Петра 1, действовали при воеводах,
возглавлявших губернии, провинции и уезды Российской империи. Они обладали обширной удебной и исполнительной властью. Наказ воеводам от 1719 года обязывал их кроме
исполнения административно-полицейских функций проявлять заботу о распространении
прогресса и просвещения, развитии промышленности и торговли, наук, медицинских и
благотворительных заведений. С 1727 года воеводам были подчинены городовые
магистраты. С 1728 г. воеводы стали единственными представителями управления в
провинциях и уездах. Осуществляли они свои функции с помощью канцелярий.
Воеводы были обязаны исполнять законы и распоряжения, исходящие от верховной
власти, Сената и коллегий, а также вышестоящих губернских и провинциальных органов. На
них возлагались охрана тишины и спокойствия на вверенной территории, организация поимки
беглых крепостных, рекрутов, дезертиров и лиц без определенных занятий, борьба с
разбоем, воровством, другими преступлениями. В ведении воеводы были местные тюрьмы.
Воеводы осуществляли мероприятия, связанные с противопожарной безопасностью,
предотвращением распространения эпидемий и эпизоотий, соблюдением чистоты на улицах и торгах, ремонтом дорог и мостов. За воеводами сохранялись и некоторые военные функции: проведение рекрутских наборов, квартирование войск, в некоторых городах -
командование местным гарнизоном. Они контролировали сбор податей, несение различных денежных и натуральных повиннностей, взыскание недоиимок. Часть собранных средств расходывалась на содержание войск и учреждений, часть передавалась в казну.
И отличие от крайне неопределенного порядка соподчинения и взаимоотношений
должностных лиц и учреждений по реформе 1719 года, инструкция 1728 года установила их иерархический характер. Уездный (городской) воевода подчинялся провинциальному, он в свою очередь - губернатору (ранее - губернскому воеводе). Воеводскую канцелярию в уезде или городе возглавлял подъячий с прописью. В 1730 г.был восстановлен старинный порядок смены воевод через два года. В 1760 г. Сенат предписал сменять их через пять лет.
Учреждением об управлении губерниями от 1775 г. должность воеводы была упразднена и состоявшие при них канцелярии были ликвидированы. На местах они просуществовали еще несколько лет.
Фонд Циивильской воеводской канцелярии предположительно поступил на госхранение в 20-е годы. В документах фонда отражена деятельность воеводы по сбору податей и повинностей, сведения о количестве населения, о привлечении жителей уезда к постройке и ремонту дорог и мостов, общественных зданий, на лесозаготовки, об отправке работных людей за пределы уезда, о проведении рекрутских наборов. В делах имеются также сведения о состоянии торговли и промыслов, сельского хозяйства. В канцелярии рассматривались и дела по административным правонарушениям и уголовным преступлениям. В фонде имеется дело о поимке участника пугачевского движения.
Состояние дел фонда и сохранность документов хорошие. В 1949, 1976 и 1987 гг.
проводилась проверка наличия состояния дел фондов. В 1957 году одно дело было списано как необнаруженное. В 1966 г. дела фонда были смикрофильмированы. В связи с тем, что дела представляют значительную ценность для истории республики в 1985 г. фонд Цивильской воеводской канцелярии был переведен в категорию особо ценных. В 1990 г. была проведена переработка фонда. Причинами ее явились отсутствие НСА к описи, нарушенная систематизация дел по хронологическому принципу, недостаточно полно раскрывающие содержание дел заголовки дел. В результате переработки был составлен НСА: предисловие, оглавление, титульный лист ; проведена пересистематизация дел; уточнены и отредактированы заголовки; уточнены крайние даты. Была составлена опись №1 на восемь дел.

Палеограф 1 категории отдела НСА И.Л.Андреев